一 总 则

　　第一条 为了加强我院综合档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国家教育委员会颁布的《普通高等学校档案管理办法》，特制定本办法。

　　第二条 我院档案是指从事教学、科研、党政管理、艺术创作以及其它各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、照片、电影拷贝、光盘、录像带等不同形式的历史记录。

　　第三条 综合档案工作是记录学院发展历史轨迹的重要基础工作之一。必须把档案的收集整理纳入学院整体发展规划，切实加强对档案工作的领导和管理。

　　二 领导体制和机构设置及任务

　　第四条 学院综合档案工作受国家各职能档案行政管理部门的指导、监督与检查。

　　第五条 我院档案工作确定一名院领导分管，并在学院办公室设立综合档案室，档案工作人员编制1─2人。

　　第六条 学院的电影胶片、学生作业、音像资料的档案所在部门，分别设立分室管理，分室是综合档案室的分支机构。其中包括：青年电影制片厂、音像出版社、影视中心、纪监审四个分立档案室，分别受综合档案室和所在部门的双重领导。

　　第七条 学院各系、二级学院、处、室等部门，确定一名负责人分工主管所在部门的档案工作，并视情况配备兼职档案员一至二名，负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

　　第八条 学院综合档案室的基本任务如下：

　　1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和法规，规划全院档案工作。

　　2、制定本院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

　　3、负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料。

　　4、负责对各直属单位的立卷归档工作，进行业务指导、监督和检查。

　　5、开展档案的开发利用工作。

　　6、参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料。

　　7、参加档案工作协作、学术研究和交流工作，编制档案检索工作，积极开发档案信息资源。

　　8、培训全院专（兼）档案工作人员。

　　9、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

　　三、经费库房和设备

　　第九条 学院档案工作所需经费应单独立项，列入学院预算统筹解决。学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。学院综合档案室应逐步配置复印、录音、扫描、照相、等设备，实现计算机网络管理。对存放声像特殊载体的档案，应配置专用并符合特殊载体档案管理要求的设备及库房。

　　四、档案的立卷归档和移交工作

　　第十条 各单位档案员应将本部门在上一年的档案及时整理归档，做到完整、准确、系统。

　　第十一条 学院实行各职能部门和各单位自行立卷制度。各系、二级学院、处、室等部门为立卷单位。各立卷单位应按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷、编排件号、顺序号，填写卷内文件目录，检查并且装订后，向学院综合档案室移交。综合档案室人员负责指导立卷工作。

　　第十二条 学院文件材料的归档范围：

　　1、党群、行政管理类 ：主要包括学院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本院关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

　　2、教学类：主要包括招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材及精品课程建设的相关资料和毕业论文评审意见等文件资料。（涉及到研究生教育、全日制本科专科教育、成人教育）。

　　3、科学研究类：包括审报、立项、计划、科研成果 等资料。

　　4、 教学设备类：包括购置教学设备的申报审批资料、会议纪要、各项有保存价值的重要资料。及设备报损审批统计报表等。

　　5、出版类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其它学术刊物及本院出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行纪录等。

　　6、外事类：主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学院聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

　　7、财会类：主要包括会计报表、会计帐薄、会计凭证、工资清册、校产办企业财会资料。

　　8、基建类：主要包括基建综合、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理、施工、竣工验收、基建财务、器材管理、生产技术准备、试生产等资料。

　　9、艺术类：主要包括剧本、电影胶片、学生拍摄的作业录像、剧照、VCD、DVD光盘等。

　　10、以上各类系指归档范围,归档的文件材料包括纸质文档、电子文档、照（胶）片、电影胶片、录像、（录音）带等各种载体形式；学院获得的各种奖励证书、奖杯、赠送的礼品、字画等实物档案。

　　第十三条 归档时间按以下要求：

　　1、学院各党政部门和按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。

　　2、各教学部门和按学年度归档的部门，应在次年年度寒假前归档。

　　3、科研、设备、基建等部门应在项目完成后两个月内归档。

　　第十四条 学院档案依据法规要求，原则上由学院综合档案室永久保管。在国家需要时，应向国家档案馆提供所需部分档案原件或复印件。学院中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本院综合档案室移交，集中统一管理，任何个人不得据为己有。

　　五、档案管理利用与开放

　　第十五条 学院综合档案室工作人员要对档案卷目进行分类、编号和排列，参照国家教委1994年编制的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合本院档案工作实际情况执行。

　　第十六条 学院综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定与监销。对档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用情况进行统计。按照有关规定，报送档案工作基本情况统计报表。对所存档案和资料的保管情况定期进行检查。

　　第十七条 学院综合档案室所存的档案主要供本院利用。如其它单位或个人需查阅时，应持介绍信，经主管领导同意后方可查阅。

　　第十八条 对于重要的珍贵的档案资料，原则上不得提供原件使用。

　　第十九条 学院综合档案室依据有关法规向全院和社会开放档案，提供有偿服务。

　　1、有合法证明的单位和个人，在说明利用档案目的和范围后，经主管领导批准可查阅利用开放范围内的档案，利用者要求复制档案由学院综合档案室负责办理。

　　2、未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案。

　　六、考核奖励与处罚

　　第二十条 对优秀档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励，对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按规定的程序和处理方法予以处罚。

　　2003年6月修订