为开发和利用我院的档案信息资源,使档案充分发挥作用,更好地为我院各项工作服务,特制定本办法。

　　1、学院档案只限立卷部门因公使用,如跨部门借阅须经院主管领导批准,对于学生一概不办借阅手续。

　　2、借阅档案时，必须严格履行借阅手续，填写调卷登记表。

　　3、档案借出期限为一周，特殊情况需要延长使用时间应办理

　　续借手续,最多不得超过两周。

　　4、外单位人员查阅档案，须凭介绍信,经主管领导批准后可在档案室查阅。

　　5、非因公个人查阅档案，须经部门领导和主管院领导批准，方可在档案室查阅。

　　6、需要复制或抄录档案时，要经档案室同意,查阅抄录机密或重要档案，须经院主管领导同意，但不得借出。

　　7、查阅档案时，档案内容和统计数字不得擅自更改和公布。

　　8、借阅档案人员对所借档案内容应负责保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅，不得拆散档案。如需要修改补充的，必须经有关部门批准，经档案管理人员同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间。

　　9、借阅档案如若遗失，借阅人应写出书面报告，送院保密委员会审批，按情节予以处理，最后交档案室存档备查。

　　2003年9月修订