一、反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院的发展以及国家建设或历史研究，有长远利用价值的列为永久保管；反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管；在短时期内对学院工作有查考价值的，列为短期保管。

　　二、上级发来的直接针对学院并要执行的重要文件，作为永久保管，其余应为长期或短期保管。

　　三、不作为归档的文件材料如下：

　　1、上级机关普发供参阅不办的文件材料。

　　2、上级机关征求意见未定稿文。

　　3、无查考利用价值的事物性临时性文件。

　　4、未经会议讨论，未经学院领导审阅签发的未生效的文件。

　　5、学院内部互相抄送的文件材料。

　　6、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

　　四、每卷必须按规定格式逐件填写：卷内目录、立卷人（应是本立卷部门档案员）、检查人（应是本立卷部门负责人），卷内文件材料按时间顺序排好，依此在非装订线一侧下角编号。

　　五、必须去掉卷内文件上的金属物，用三孔一线装订成册。不能装订成册的案卷，应按标准用细线逐件装订后放入档案盒内。

　　六、各部门工作形成的电子文件，应随同归档文件及时上交归档。

　　七、接收档案必须履行手续，填写移交清单一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数、档案卷数量、移交时间，交接双方要签名盖章。 2003年9月修订