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一、收信工作程序
收信，就是接收从外边寄来或送来给学院的一切公私信件、普通电报、报刊、杂志及其他邮件。
主要有三个来源：
1、外机关、单位通信员直接送来的信件；
2、机要通信局送来的机要信件；
3、邮电局送来的公私信件、普通电报及其他邮件。
在处理这些信件时，收发员必须认真、细致，有条不紊，避免手忙脚乱，丢三落四。
收信工作主要分点收、分拣、登记三项工作。
(一)点收
对于外边送来的信件进行清点验收，目的在于明确交接双方的责任。点收必须在信件送达当时并有送件人在场的情况下进行。点收时从六个方面进行检查：
1、检查收件地址、名称是否与学院的机关、单位及有关人员的地址、名称相符。
2、检查收件的封口和包装是否正常、完好，有无破损、启封或散包现象。
3、检查收件封皮编号与登记是否相符。
4、检查收件登记件数与实有件数是否相符。经上述检查无误后，方可在送件人的投递回执单或登记簿上签名或盖章。
5、接收报纸和期刊，要清点数量，对照报刊分发登记表的总数清点。
6、重要公务文书，需要由收件人亲收或亲启。封皮上写明"亲收"的文件，应由收件人亲自签收，收发室不能代收。封皮上写明"亲启"的文件，收发室可以代替收件人签收，但必须交给收件人亲自启封，并在登记簿上登记，由收件人在登记簿上签名。不能交经别人启封。
(二)分拣
分拣，就是把收进来的信件按收件人（或部门）分开，以便转交。分拣要在点收之后及时进行，以免积压误事。分拣的具体方法：
1、先把急件拣出，随时转交收件人（或部门）；
2、一般信件按收件部门分别存放在固定的信箱内，在每天的限定时间转交收件部门。
(三)登记
登记的目的，是为了便于交接签收，严密手续，便于管理、查找，便于统计。收进时，办理了签收手续的信件都要进行登记。包括：机要通信局送来的机要信件；邮电局送来的公私挂号信件、邮件、汇款单、包裹单；专人送达的信件，有的虽未签收，也应进行登记。方法：
1、按收件部门次序登记，公私信件分开登记。
2、登记项目：
(1）送交日期（年、月、日），急件可注明具体时、分；
（2）来件单位；
（3）封皮编号；
（4）数量；
（5）送交单位、个人。
(四)分送
分送，是指收件经过登记后，分别送交本学院各部门及有关人员，或由各部门派人到收发科领取。应在当天即将信件转交，以防积压误事。方法：
1、向各部门转交信件时要请收件人当面清点，并在"收件人登记簿"上签名，以明责任，防止出现差错，便于查对。
2、对于私人挂号信、汇款单、包裹单等，必须通知本人带身份证、学生证、工作证或各部门的证明信。并在"收件人登记簿"
上签名，才可领取。如果一个半月没有人来领取，退回邮政部门，由邮政部门依法办理。
3、报刊、杂志分送各单位的信箱。分发完将信箱后门锁上，没有本科工作人员的同意，非本科人员不得擅自开信箱后门取信件、报刊、杂志，以防误事。
二、发信工作程序
发信，就是发送学院向外发的公务信件。大体有三个去向：
1、机要通信局--－主要是发往外埠的机要信件；
2、邮电局--－主要是一般的挂号信及平信；
3、派通信员直接送达广电部、北京市市委、北京市市政府、北京市教育委员会等有关单位。
(一)验收
收发员接收学院各部门送来的信件，要进行验收。方法：
1、检查发件的投送地址、收件人是否书写清楚；
2、检查发件的封口是否牢固；
3、检查发件有无急件或机密标记，密件有无密封；
4、检查发件包装是否牢固，是否合乎要求；
5、检查发件封皮编号与登记是否相符；
6、检查发件登记件数与实件数是否相符。
经过上述检查，认为妥善后，收发员即可在送件簿上签名，以明责任。
(二)分拣
分拣，就是把发件按投送方向分开，为送做好准备。方法：
1、把发往外埠的信件按收件部门的投送路线排队；
2、把发往本埠的信件按收件部门的投送路线排队；
3、分开几个投送方向后，在每一个投送方向里要把一个收件部门的信件放在一起。
(三)登记
发件经过分拣后，进行登记。根据不同要求分别用两种登记方法。
1、使用"发件登记簿" 进行登记的挂号信及平信；
2、通过机要通信局、邮电局发送的文件、邮件，需使用邮政部门统一印制的交寄三联单进行登记。
(四)通信员投送信件的注意事项
1、要把自己送的信件按路线排好次序，先到机关的信件放在前边，按先后到达次序顺序取送。
2、要严格履行交接签收手续。应注意：第一，信件是否应投送到这个机关；第二，收件人是否是这个机关规定的收件人，如别人代收应弄清此人是否是这个单位的人，干什么工作，而不能交给一个人就走。
3、通信员完成投送任务后，应向派遣人员交代投送情况和投送凭证。
对于紧急、重要的信件，也有请下级单位派人取回的情况。对下级单位派来领取信件的人员，应仔细验明证件，确认其身分，然后再交来人信件并清点签收。
北京电影学院机要收发科
1997年3月10日
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