为了进一步做好学院的各项工作，提高学院行政工作的质量和效率，特制定本规则。

　　一、有关会议制度

　　(一)院长办公会议。由院长、党委书记、副书记、副院长、院长助理、学院办公室主任等人员组成。根据会议需要，可以请与议题有关的部门负责人列席。会议由院长或院长委托的副院长主持，一般每月召开3至4次。

　　为了健全院长办公会议的决策程序，保证会议质量，提高会议效率，减少决策失误，现对院长办公会议的工作细则说明如下：

　　1、会议议题的范围

　　院长办公会议题应是关系全院改革、发展、稳定等重要问题，以及按照有关规定必须由院长办公会决定的问题。凡属贯彻党中央路线、方针、政策和上级重要会议精神、重大决策以及对学院工作的重要指示精神，凡属全院发展中的重大问题，如发展规划、重大改革措施、重要机构设置、重要规章制度的建立或废除、财务预决算，凡属中层干部的任免、院级奖惩以及教职工的调入，凡属大额度资金的开支和基建规划等，都应提交院长办公会议集体讨论决定。

　　院长办公会议题安排要本着议大事、统管全局的精神，研究涉及学院全局的重大事项，贯彻院党委工作部署的重大举措，体现"育人是根本、教学是中心、改革是出路、管理是关键"的办学指导思想。院长办公会议题安排在统筹做好各方面工作常规性研究和部署的同时，要加强计划性和主动性，议题安排要依据上级部署、院党委工作要点和实际工作需要制定近远期计划，组织和协调各有关方面提前为院长办公会做好决策方案的准备。

　　2、院长办公会议题的提交和确定

　　(1)凡提交院长办公会讨论的议题，必须经职能部门负责人签署意见并报主管院长批准，由议题提交部门向学院办公室提出，由学院办公室主任统筹协调并提出初步安排意见后，报院长确定。

　　(2)学院院长、党委书记、副书记、副院长、院长助理可以直接提出办公会议题交学院办公室统筹安排。

　　(3)凡提交院长办公会讨论的议题，有关职能部门都应事先进行深入调查研究和充分论证，严格履行有关程序，需要与有关部门协调、沟通的应事先充分协商；职能部门有了明确意见后，征求主管院长意见，决定是否提交院长办公会。

　　(4)院长办公会议题要做到主题明确，一事一议。对提请办公会研究、决定的问题，职能部门应提供详细情况，问题要明晰和有明确的处理意见，未经认真准备、详细论证和有明确处理意见的一律不上会。

　　(5)院长办公会议题讨论的文件，要按照公文处理办法规范为请示、报告、意见、工作方案、工作汇报、情况通报等文体。讨论文件要尽可能提供参阅资料和背景材料等附件。讨论文件及附件要清晰、工整。讨论文件准备不充分的议题，学院办公室不予安排。

　　(6)讨论文件由学院办公室提前一天呈送办公会成员。对涉及重要政策性问题的议题，学院办公室至少要提前三天通知办公会成员，并同时呈送讨论文件以便办公会成员会前做好准备。

　　(7)院长办公会在讨论过程中不临时增加议题。确实紧急的议题，要提前一天或至少在会前征得办公会主持人同意，未做到这一点的，请会议成员自觉遵守，不在会上提出。

　　3、会议议题的汇报

　　院长办公会讨论议题，一般应由提交议题部门的主要负责人或主管院领导汇报，汇报时间由学院办公室会前作出安排，各议题的列席人员严格限制人数，只安排涉及议题的有关部门负责人列席。

　　(二)院长碰头会议。由院长、副院长、院长助理组成。碰头会由院长或副院长负责召集，根据工作需要不定期召开。其主要任务是商讨学院重要行政工作、贯彻落实院党委或院长办公会的有关决策的措施或者比较紧急的事项，涉及重大事项的要提交学院有关会议做出决定。

　　(三)以上各项会议的会务组织和记录工作均由学院办公室负责。需要印发会议决议和纪要的，一般要在会后三天之内完成初稿，由院办主任审阅后送院长签发。

　　(四)学院各项会议作出决定后，议题承办部门最迟要在15天内向学院办公室交回《决定事项承办情况反馈单》，报告对决定事项的落实情况。学院办公室负责对学院会议决定事项贯彻落实的催办和督查工作，并及时将落实情况报告院领导。

　　二、文件审批制度

　　报送院领导审批的文件，要严格按照北京市和广电总局下发的《实施国家行政机关公文处理办法细则》及有关规定，并按照院领导分工负责的原则办理。

　　(一)学院办公室负责统一处理和初核报送院领导审批的文件的工作；负责协助院领导审核或组织起草以学院和学院办公室名义制发的文件。

　　(二)学院各部门报送院领导审批的文件(包括以学院名义制发的文件和部门的请示、报告、纪要等)，除院领导要求直接报送的外，均必须交学院办公室登记后统一报送院领导审批，不可自行多头呈送院领导。

　　(三)各部门以学院名义制发的文件，要按以下程序进行：

　　1、草拟首页必须使用学院统一印制的发文稿纸，由拟稿人填写文件标题、发送单位、附件、打印份数、密级等栏目，由本部门负责人会审并签署意见后送学院办公室(基层科室不可直接报送文件)，部门不可越过学院办公室直接送院领导签发。送审稿必须完整，附件要与主件一道送审。为了加快公文制发速度，送审稿要尽可能打印并同时提交文件软盘。

　　2、学院办公室接到送审稿后要及时审核，要按照有关政策、规定和公文处理办法提出是否发文的意见；对文稿存在的文字、格式等问题院办要协商有关部门作出修改后再按照院长分工送签。

　　3、报送院领导审批的文件，凡涉及多个部门职能范围的，均需事先协调并形成处理意见，否则院办不予送签。院领导之间会签要由学院办公室按领导分工的原则、按先送主管副院长后送院长的顺序送签，不能横传。

　　(四)广播电影电视总局主管司局和北京市委、市教育工委、市教委等直接寄发学院各部门的文件、公函等，涉及重要政策和信息的发布等内容的，学院各部门在收文阅办的同时，要将文件由学院办公室转送主管院领导阅知。

　　各部门在阅办后以学院或部门名义对外报送材料时，涉及重要内容的，一定要报主管院领导批准同意。

　　(五)为提高效率、加强文件管理，院领导间传阅文件，除特殊需要直送个人外，一般应经院办公室转送。

　　(六)上级领导机关和学院文件中要求贯彻落实的事项，均由学院办公室负责催办和督查。

　　三、院领导出席内、外事活动的制度

　　为了贯彻中央关于干部要减少应酬的指示精神和保证学院领导能集中精力研究处理全院的中心工作和重大问题，除学院统一组织安排的活动外，学院各部门邀请院领导出席会议、会见外宾、观看学生作业及参加其他教学、联谊、庆祝活动等，要履行规范的报批手续。

　　(一)各部门邀请院领导出席内事会议和活动，一律报学院办公室，由院办根据工作需要、领导分工及有关规定协调安排，除特殊会议或活动，一般只安排一到两位院领导出席。各部门不得自行多头送达邀请函。校内邀请函要本着尽可能节俭的原则制发，一般性会议、活动的请柬、通知用电话告知或普通纸印发。

　　各部门邀请院领导出席会议并要求长篇讲话的，要事先报送会议的有关材料，并明确希望领导强调的特殊内容，报学院办公室。

　　院领导出席各系、部门的活动，各部门的信息员要在院办信息主管的指导下尽快上报信息。重大活动需要上报总局《值班日报》的，要在活动当天结束时上报信息。

　　(二)院领导出访和会见外宾等外事活动，由学院外事办公室请示外事主管副院长后统筹安排。学院各部门邀请外宾来院需要院领导见面和参加活动的，一定要事先报学院外事办，按照对等和不卑不亢等外事原则安排出席人员。

　　外事办要把院领导出访和会见外宾等活动的信息及时报送学院办公室，并建立完善的档案保存制度。

　　四、处以上干部出差(出访)、休假的请假报告制度

　　(一)院长出差、休假应按规定请示总局领导，并征求班子成员意见。副院长、院长助理、学院办公室主任出差(出访)、休假，本人应事先向院长报告。经批准后，将外出的时间、地点等有关事项告学院办公室。

　　上述领导结束外出返校后，应当向院长报告有关情况，必要时在院长办公会上进行通报。

　　(二)各部门正职或主持工作的副职出差(出访)、休假，本人应当事前直接向院长报告，各部门副职则应向分管副院长报告。经批准后，要将外出的时间、地点和代为主持工作的负责同志名单报学院办公室。

　　上述同志返校后，应当向分管的院领导汇报，如有重大问题，应当向院长办公会汇报。